Comprar una multifuncional Ricoh y arrendarla pueden ser buenas decisiones en escenarios distintos. Para una pyme que imprime poco y mantiene el mismo volumen durante años, comprar puede ser simple. Para una empresa que necesita continuidad, soporte incluido y una cuota predecible, el arriendo puede tener más sentido.
La comparación correcta no es “qué opción cuesta menos este mes”, sino cuál encaja mejor con el uso y con la forma en que la empresa administra sus equipos.
Cuándo la compra suele tener sentido
La compra entrega propiedad del equipo desde el inicio. Puede ser conveniente cuando:
- La empresa tiene presupuesto disponible para inversión.
- El volumen de impresión es estable y conocido.
- Existe capacidad interna para administrar tóner, repuestos y mantenciones.
- Se proyecta usar el equipo durante varios años.
- No se necesita cambiar de capacidad con frecuencia.
El punto que a veces se olvida es que después de comprar siguen existiendo costos de operación y reparación.
Cuándo el arriendo puede ser más cómodo
En un plan de arriendo bien definido, la empresa convierte parte del problema operativo en un servicio. Dependiendo del contrato, la cuota puede incluir equipo, tóner, mantención, repuestos o soporte. Siempre hay que revisar qué está incluido y qué queda fuera.
Puede ser atractivo cuando:
- Se busca evitar una inversión inicial alta.
- El equipo es crítico y se valora la continuidad.
- Se prefiere un costo mensual predecible.
- La empresa está creciendo y puede necesitar otra capacidad.
- No se quiere gestionar por separado cada mantención o consumible.
El volumen mensual cambia la decisión
Una empresa que imprime 500 páginas al mes tiene un escenario distinto a otra que imprime varios miles. El costo de tóner, desgaste y visitas técnicas aumenta con el uso. Por eso cualquier cotización seria debería pedir un volumen estimado.
Si nadie sabe cuánto imprime la empresa, revisar los contadores actuales es un buen punto de partida.
Compara el costo total durante el período que realmente usarás el equipo
Para comparar, suma en ambos escenarios:
- Equipo o cuota mensual.
- Tóner.
- Mantenciones.
- Repuestos y piezas de desgaste.
- Instalación y configuración.
- Tiempo de detención y soporte.
- Valor residual del equipo comprado.
Después compara el mismo período, por ejemplo dos o tres años. Evita enfrentar el precio de compra completo contra solo una cuota mensual, porque son magnitudes diferentes.
¿Qué pasa si cambia la cantidad de usuarios?
Este punto es importante en empresas que abren una sucursal, suman personal o cambian la forma de trabajar. Si el volumen puede crecer de forma importante, pregunta desde el principio qué alternativas existen para cambiar de equipo o plan.
Compra y arriendo también dependen del riesgo operativo
Si una impresora detenida puede esperar un par de días, el riesgo es menor. Si una notaría, centro administrativo o área de facturación depende del equipo para funcionar, la respuesta técnica y la disponibilidad de repuestos pesan mucho más en la decisión.
Preguntas que conviene hacer antes de firmar un arriendo
- ¿Qué volumen está incluido?
- ¿El tóner está incluido?
- ¿Qué repuestos cubre el plan?
- ¿La mantención preventiva está incluida?
- ¿Qué ocurre si el equipo falla?
- ¿Existe un período mínimo?
- ¿Qué pasa si aumenta el volumen?
Ricoh para empresas en Santiago
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