Elegir una multifuncional Ricoh por el precio de compra o por la cantidad de páginas por minuto suele ser insuficiente. En una oficina, el equipo tiene que adaptarse al volumen real, al tamaño de papel, al tipo de documentos, al escaneo y a la forma en que varias personas trabajan con él.
Una buena elección parte del uso y recién después baja a modelos concretos.
1. Calcula el volumen mensual real
No necesitas una cifra perfecta, pero sí un rango razonable. Revisa contadores de los equipos actuales o estima cuántas resmas se consumen al mes. Diferencia impresiones de copias y considera los períodos de mayor carga.
El objetivo es evitar dos extremos: comprar una máquina sobredimensionada que nunca aprovecharás o elegir una demasiado pequeña para un trabajo continuo.
2. Decide si necesitas A4 o A3
Muchas oficinas imprimen casi todo en A4. Otras necesitan A3 para planos simples, planillas extensas, material comercial o documentación administrativa. Si A3 se usa pocas veces al año, evalúa si realmente justifica el tamaño y costo adicional del equipo.
3. Color o blanco y negro
El color es útil cuando forma parte del documento final: presentaciones, material comercial, reportes con gráficos o comunicaciones externas. Si el 95% del trabajo son documentos de texto, una solución blanco y negro puede ser más simple de operar.
También existe la opción de centralizar el color en un equipo y dejar el volumen masivo en otro blanco y negro.
4. Velocidad: importa, pero no de forma aislada
Una máquina más rápida no siempre reduce el tiempo total de trabajo. En grupos pequeños, la diferencia de velocidad puede ser menos relevante que un buen alimentador automático, impresión dúplex estable o un escáner eficiente.
En áreas con varios usuarios, en cambio, la velocidad puede reducir colas cuando se envían trabajos grandes al mismo tiempo.
5. Mira el escaneo con la misma atención que la impresión
En muchas empresas el escáner se usa tanto como la impresora. Pregunta:
- ¿Se digitalizan contratos de varias páginas?
- ¿Se necesita doble faz?
- ¿Los archivos van a carpetas compartidas o al correo?
- ¿Se escanean documentos a diario o solo de forma ocasional?
Si el flujo digital es importante, el ADF, la velocidad de escaneo y la integración con la red deben entrar en la decisión.
6. Considera terminaciones y manejo de papel
Bandejas adicionales, distintos gramajes, sobres, dúplex, clasificación y finalizadores pueden ser más importantes que una diferencia pequeña de velocidad. Define qué documentos reales produce la oficina antes de pagar por accesorios.
7. Revisa conectividad y seguridad
Una multifuncional actual es un dispositivo de red. Debe integrarse con computadores, servidores, correo y políticas de seguridad. Antes de comprar, confirma compatibilidad con el entorno que ya utiliza la empresa.
8. Compara costo total y no solo precio inicial
Incluye tóner, piezas de desgaste, mantenciones, disponibilidad de repuestos, consumo de papel por errores, tiempo de detención y soporte. Dos equipos con un precio parecido pueden terminar teniendo costos operativos muy distintos.
Equipo nuevo, usado o reacondicionado
Un equipo nuevo puede ofrecer una vida útil prevista más extensa y una plataforma reciente. Un reacondicionado bien revisado puede ser una alternativa razonable cuando el presupuesto manda y existe respaldo. Lo importante es conocer contador, condición, garantía y disponibilidad de suministros.
Qué información conviene entregar para recibir una buena recomendación
- Cantidad aproximada de páginas al mes.
- Color o blanco y negro.
- A4 o A3.
- Número de usuarios.
- Uso de escaneo y doble faz.
- Necesidad de compra o arriendo.
- Presupuesto y prioridad de continuidad.
Asesoría Ricoh en Chile
Promaq trabaja con impresoras y multifuncionales Ricoh para venta y arriendo. Si estás en Santiago, también puede combinar la elección del equipo con instalación, soporte y mantención según la alternativa contratada.
Revisa las soluciones Ricoh de Promaq o envía tus necesidades para cotizar.
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